администратор торгового зала это кто такой
Правила рынка, по которым играют торговые центры. Вся правда от администратора Седанка Сити
Обилие торговых центров приводит к тому, что многие из них под завязку забиты различными сомнительными магазинами и торговыми островками. А нужны ли бутики торговому центру? По каким правилам рынка играют самые крупные из них? Мы поговорили с Еленой, профессионалом своего дела, которая работает администратором в одном из самых крупных торговых центров Владивостока. Она рассказала читателям журнала Reconomica о своих задачах, проблемах молодых бизнесменов и рабочем сленге.
Что делает администратор
Администратор — это управляющий, который контролирует выполнение трудовых процессов в компании.
Эта должность незаменима в гостиничном бизнесе, клубах, магазинах и в других заведениях, где наблюдается высокая проходимость. В этом случае администратор должен правильно организовать взаимодействие обслуживающего персонала и посетителей.
То, чем занимается администратор, — это сложная работа, так как он должен выполнять множество мелких и крупных задач.
Основные обязанности:
Должность администратора обязательно должна присутствовать в любом бизнесе сферы услуг.
Чем занимается
Для того, что бы иметь более яркую картину о том, администратор кто это такой, расскажем, чем занимается этот специалист.
Администратор: описание профессии
Работа специалиста специфична, а для выполнения обязанностей важнее личные качества, чем ориентирование в законах.
Администратор должен быть вежливым, приветливым и внимательным с клиентом. Очень ценится знание норм этикета, хорошо поставленная речь, умение быть ненавязчивым, но полезным.
Хороший администратор разбирается в ассортименте продукции и услугах, которые имеются в компании.
В большинстве случаев работодатель выбирает женщин на эту должность, так как они больше соответствуют заявленным требованиям к кандидату.
Наиболее сложная часть работы администратора — улаживание конфликтов. Их приходится решать не только между клиентами и работниками, но и между обслуживающим персоналом. Для этого важна выдержка, спокойствие и дипломатические способности.
Хороший администратор обладает эмпатией, способен выслушать клиента и оказать максимальное содействие в решении его проблем.
Самое сложное в моей работе
Если человек хочет арендовать у нас участок, то он должен предоставить мне план развития. Я должна чётко понимать, что именно арендатор продаёт (или делает, если мы говорим об услугах), как это будет выглядеть. Мы строго относимся к дизайну, поэтому всё должно быть качественно. Мне необходимо решить, в какой участок комплекса можно добавить этот островок, чтобы не сбивать в кучи разные товары. Уже после этого мы обсуждаем финансовую сторону. Для интересных проектов мы предоставляем контракт, согласно которому арендатор не платит за аренду первый месяц (или два).
Нам нужны яркие и интересные идеи
Нам нужны яркие и интересные идеи. Проблема в том, что люди приходят с одним и тем же.
У нас был арендатор, который три года сдавал детские машинки в прокат (на 10 минут). Сначала бизнес шёл в гору, он платил всего 20-25 тысяч в месяц за аренду на 4-ом этаже, однако потом дети пресытились одним и тем же и прибыль стала падать. Вполне естественная реакция — уход. Арендатор собрал островок, машинки, мы попрощались. Спустя месяц к нам обратился молодой парень, который хотел поставить ровно такие же машинки на то же самое место. Мы сказали ему, что идея плохая, но он был настойчив. Через два месяца аренды он съехал, уйдя в огромный минус.
Пожалуй, самое сложное в работе с моими клиентами — их убеждённость в собственной правоте. Они считают, что именно их бизнес является самым прибыльным.
При этом я вижу, как абсолютно идентичные точки закрываются одна за другой. Я всегда честно говорю арендаторам о проблемах, которые их ждут, но им плевать. Стоит заметить, что я не являюсь очень доброй и хорошей, когда предупреждаю людей о возможных проблемах. Просто торговому центру не нужны бутики-однодневки. Нам проще работать с постоянными арендаторами, которые не будут краснеть в день оплаты аренды. Для покупателя это тоже важно: если раз в неделю будет меняться пол этажа, то ему это не понравится. Человек должен приходить и чётко знать, где что находится.
Профстандарт администратора. Важные правила и особенности оформления должностной инструкции
Должностная инструкция администратора — это организационно-нормативный акт компании, направленный на регламентацию функциональных и должностных обязательств сотрудника в ходе обслуживающей, управленческой и организационной деятельности. Документ содержит положения об обобщенных условиях трудового взаимодействия, требования к квалификации, права и ответственность сотрудника.
Профстандарт
Унифицированного стандарта администратора законодательством не предусмотрено, однако, приказом Министерства труда и социальной защиты №659н от 05.09.2017, утвержден Профстандарт 33.022 «По размещению и приему гостей» в местах краткосрочного проживания (гостиницах, хостелах).
К обобщенным трудовым функциям администратора относятся:
Сотрудник, координирующий деятельность сервиса, имеет не ниже средне-профессионального образования. К рядовым администраторам не предъявляются требования к профессиональной подготовке и стажу. По уровню квалификации оценивается как деятельность под руководством или с проявлением самостоятельности (уровни 1, 3, 4 в соответствии с приказом Министерства труда и социальной защиты №148н от 12.04.2013).
Профстандарт отражает необходимые знания, умения и трудовые действия, направленные на обеспечения трудовых функций. Исходя из положений регламента формируется должностная инструкция.
Кто должен разрабатывать ДИ?
Администратор подчиняется непосредственно управляющему, который уполномочен разрабатывать ДИ подконтрольных подразделений. Инструкция проектируется в составе коллегиальной группы, в которую входит:
Документ утверждается и подписывается директором.
Правила оформления
Инструкция оформляется на листе формата А4 с эмблемой организации стандартным печатным шрифтом №12.
При разработке формы инструкции надлежит руководствоваться положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Общие положения
В разделе перечисляются обобщенные условия взаимодействия в соответствии с трудовым законодательством и локальными организационными актами компании. Здесь же указываются требования к квалификации.
Структура и содержание:
В последнем пункте списком перечисляются нормативные акты, которыми руководствуется сотрудник в ходе трудовой деятельности. К ним относятся:
Обязанности
Обобщенный перечень:
Администратор обязан:
Права
При разработке правовых положений учитываются ст. 21 ТК РФ, а также иные обстоятельства, вытекающие из профессиональной деятельности сотрудника.
Администратор имеет право:
Ответственность
Здесь перечисляются основания для наложения дисциплинарных санкций в случае ненадлежащего исполнения должностных обязательств.
Администратор несет ответственность за:
Нарушения законодательства РФ предполагают административную и уголовную ответственность. К ним относятся:
Особенности
В то время как общие положения, права и ответственность проектируются по общепринятому содержанию, должностные обязанности сотрудников различной профильной направленности будут разниться.
В гостинице
При проектировке обязанностей администратора гостиницы руководствуются Профстандартом 33.022. Сотрудник оказывает услуги по размещению и приему гостей, ведет консультационную, обслуживающую и организационную политику гостиницы.
Трудовые действия портье:
Администратор гостиницы:
В салоне красоты
Трудовые действия:
К обязанностям сотрудника относятся:
В магазине
Ключевые трудовые функции администратора магазина:
Сотрудник:
В кафе или ресторане
Трудовые действия:
Администратор кафе должен выполнять работу по повышению квалификации сотрудников, контролировать соблюдение трудовой дисциплины и техники безопасности.
В офисе
Функциональные обязанности:
Сотрудник офиса:
В работе над проектом
Трудовые функции:
Администратор выполняет функции по первичному и претензионному обслуживанию клиентов и контролю за соблюдением трудовой дисциплины.
В должностных инструкциях указывается перечень действий, ожидаемых от сотрудника и направленных на выполнение управленческих и организационных задач компании. При проектировке обязанностей учитывается уровень квалификации и профильная направленность.
Должностная инструкция администратору торгового зала
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Администратор торгового зала относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации по представлению _______________________________________________.
2. На должность администратора торгового зала назначается лицо, имеющее среднее специальное образование и стаж работы в торговле не менее 5 лет.
3. В своей деятельности администратор торгового зала руководствуется:
— нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя);
— настоящей должностной инструкцией.
4. Администратор торгового зала должен знать:
— Закон РБ «О защите прав потребителей», иные нормативные правовые акты, устанавливающие требования к осуществлению торговли;
— правила продажи отдельных видов товаров;
— постановления, распоряжения, методические, нормативные и другие руководящие материалы, касающиеся розничной продажи товаров;
— организационную структуру управления предприятием торговли;
— права и обязанности работников торгового зала, режим работы предприятия торговли;
— правила и методы организации торгово-технологического процесса;
— ассортимент и размещение реализуемых товаров;
— рациональную технологию торговли;
— основные принципы планировки и оформления зала, витрин, размещения и выкладки товаров, организации рекламы товаров;
— основы эстетики, этики и психологии торговли;
— основы экономики, организации труда и управления;
— основы трудового законодательства;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной защиты.
5. Во время отсутствия администратора торгового зала его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
6. Для выполнения возложенных на него функций администратор торгового зала обязан:
6.1. Осуществлять контроль за рациональной организацией торгово-оперативного процесса, правильным оформлением торгового зала, выкладкой товаров, наличием ценников, сохранностью товарно-материальных ценностей, соблюдением правил торговли, правильностью применения цен, состоянием производственной и трудовой дисциплины, санитарным состоянием торгового зала, обеспечением высокой культуры обслуживания и предоставления услуг покупателям.
6.2. Консультировать покупателей по вопросам размещения товаров в магазине, наличия товаров в продаже.
6.3. Контролировать своевременное пополнение рабочего запаса товаров, использование торгово-технического оборудования.
6.4. Рассматривать претензии, связанные с обслуживанием, принимать по ним решения.
6.5. Принимать меры к ускорению обслуживания покупателей, созданию для них комфортных условий, предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
6.6. Осуществлять контроль за соблюдением персоналом торгового зала:
— надлежащего качества и культуры обслуживания покупателей при осуществлении торговли;
— правил продажи товаров и санитарно-гигиенических требований;
— правил охраны труда и техники безопасности, противопожарной безопасности.
6.7. Организовывать обслуживание покупателей, совершающих крупные покупки.
6.8. Организовывать информирование покупателей:
— о товарах (их потребительских свойствах, ассортименте, ценах, пр.);
— об оказываемых сопутствующих услугах (сборка, подключение, доставка);
— о режиме работы торговой организации.
6.9. При необходимости оказывать помощь покупателям в выборе товаров.
6.10. Организовывать проверку качества и безопасности поступающих в продажу товаров, сроков их годности.
6.11. Изымать из продажи некачественные товары, товары с истекшими сроками годности, неисправные и имеющие дефекты товары.
6.12. Контролировать соблюдение работниками торгового зала трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований санитарии и гигиены.
6.13. Подготавливать предложения о поощрении отличившихся работников.
6.14. Информировать руководство торговой организации о недостатках в обслуживании покупателей.
6.15. Осуществлять контроль за исправностью оборудования торгового зала и информировать руководство торговой организации о неисправности оборудования для принятия необходимых мер.
6.16. Осуществлять контроль за наличием ценников на товарах.
6.17. Анализировать результаты работы торгового зала по следующим направлениям:
— сведения о размерах продаж (по группам товаров, по конкретным товарам);
— сведения об изменении ассортимента товаров в торговом зале.
6.18. Обслуживать операции возврата, списания, переоценки и резервирования товаров.
6.19. Использовать в работе автоматизированные системы управления продажами в торговом зале.
6.20. Составлять отчеты о движении товаров.
6.21. Принимать участие в инвентаризациях.
6.22. Организовывать в экстремальных ситуациях эвакуацию покупателей из торгового зала, вызывать милицию, «скорую помощь», пр.
6.23. Оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о каждом случае производственного травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда.
6.24. Принимать необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывать первую помощь пострадавшему, принимать меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны.
3. ПРАВА
7. Администратор торгового зала имеет право:
7.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
7.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
7.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
7.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
7.6. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).
4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)
5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
10. Работу администратора торгового зала оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).
11. Администратор торгового зала несет ответственность:
11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
КОММЕНТАРИЙ
Должностная инструкция разработана в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих, занятых в торговле и общественном питании, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 июля 1999 г. N 97.
Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.
Должностная инструкция администратора торгового зала
Характеристика с места работы представляет собой официальный документ, который может быть составлен как в ответ на запрос внешних источников, так и по просьбе сотрудника самой организации. Запрос может поступить из таких внешних источников как, например, судебные органы или же новое место работы. Также некоторые организации составляют характеристики для своего внутреннего пользования. Такие документы могут использовать при решении вопроса о повышении в должности, для награждения или в целях аттестации.
Чаще всего характеристика составляется непосредственным начальником сотрудника – руководителем подразделения. Основной целью документа является оценка личностных и деловых качеств сотрудника, а также и профессиональной деятельности этого работника. Чуть ниже мы приведем пример характеристики с места работы.
Нет четких требований для составления такого документа. Однако на практике сложились определенные стандарты, которых обычно придерживаются при написании характеристики.
I. Общие положения
II. Должностные обязанности
Администратор торгового зала:
Что делать с остальными задачами
Не все можно автоматизировать. Поэтому мы подготовили правила, выполнение которых сделает ваш рабочий день легче.
Первое правило — визуализируйте процессы
Это нужно, чтобы видеть, на каком этапе проект: что сделано, а что еще предстоит. Главное — иметь все актуальные процессы перед глазами.
Как это сделать
Используйте технику Kanban. Повесьте на стену доску, разделите ее на блоки: «сделать», «в работе», «готово». Напишите задачи на стикерах или карточках, клейте и перемещайте их по блокам по ходу работы.
Какие программы помогут
Чтобы собрать онлайн-доску с задачами, подойдет стандартный Trello. Или софт, который создан специально для работы с Kanban. Например, Kanban Tool, Kanbanery, Kanbanchi. У программ схожие функции, но разные дизайн и настройки — выбирайте на свой вкус.
Второе правило — записывайте
Разгрузите голову: записывайте задачи, планы, созвоны. Все, о чем важно помнить, о чем нужно подумать и что сделать. Это поможет не отвлекаться на лишнее и сконцентрироваться на том, что делаете сейчас.
Как это сделать
Попробуйте методологию Getting Things Done, которая помогает навести порядок в делах, контролировать задачи и доводить их до конца. Вот ее основные принципы:
Ничего не держать в голове
Все фиксируйте. Даже мелкие задачи и то, что кажется не важным. Как говорится, самый тупой карандаш лучше самой острой памяти.
Проще значит лучше
Фиксировать и систематизировать информацию нужно простым и удобным для вас способом.
Думать о решении
Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.
Одна задача в один момент времени
Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас.
Задача = действие
Воспринимайте каждую задачу как список конкретных шагов, тогда с ней будет проще работать.
Какие программы помогут
Чтобы собрать все проекты вместе, подойдут Evernote, Trello или специальный GTD-софт.
Третье правило — полюбите однозадачность
Это сложно, когда задач слишком много, а времени мало. Но не беритесь за все сразу. Сначала закончите одну задачу, потом переходите к другой.
Как это сделать
Чтобы понять, с чего начать, разделите задачи на группы и расставьте приоритеты. С этим поможет матрица Эйзенхауэра. Она выглядит так.
Когда приоритеты ясны, сконцентрируйтесь на задаче и не отвлекайтесь. Для этого попробуйте метод Pomodoro: поработайте 25 минут, сделайте перерыв на 5. Повторяйте такие циклы несколько раз. Можете отойти от техники и увеличить время работы и перерывов. Основное условие — когда отдыхаете, не думайте о незаконченных задачах.
Какие программы помогут
Чтобы попробовать, как работает матрица Эйзенхауэра:
Чтобы попробовать, как работает техника Pomodoro: онлайн-таймеры Tomato Timer и Pomodoro Tracker.
Четвертое правило — делегируйте
Это сложно, но полезно. Так вы сможете заняться делами, которые зависят только от вас или слишком важны, чтобы их делегировать.
Как это сделать
Делегируйте все рутинные задачи или любые, с которыми может справиться кто-то из команды. Чтобы сделать все правильно:
Пятое правило — планируйте риски
В проекте всегда что-то может пойти не так. Например, заказчик решит переделать структуру. Поэтому закладывайте дополнительное время на форс-мажор. Помните про это, когда планируете свой рабочий день: оставьте в графике свободные пару часов.
Как это сделать
Запланируйте дополнительное время в начале проекта. Подумайте, какие форс-мажоры могут помешать, а про что можно не думать. Выберите стратегию, согласно которой будете действовать. Для этого почитайте, как управлять рисками в digital.
Эти правила кажутся очевидными, но одинаковые задачи все равно незаметно крадут ваше время. Вы боитесь делегировать и делаете все сами, а иногда еще и переделываете за других. А про форс-мажоры вспоминаете, когда разработчик вдруг заболевает перед дедлайном, а заменить его некем. Такое случается с менеджерами-новичками.
III. Права
Администратор торгового зала имеет право:
Чем занимается
Для того, что бы иметь более яркую картину о том, администратор кто это такой, расскажем, чем занимается этот специалист.
IV. Ответственность
Администратор торгового зала несет ответственность:
Администратор магазина
Любое серьезное заведение, будь то склад, или магазин, или ресторан, не обходится без администратора, в обязанности которого входят управленческие функции.
Прошлые схемы руководства предприятием изжили себя, поэтому нужен специалист, который сможет хорошо управлять процессами, осуществлять контроль за производством, людьми и товаром, а также грамотно распределять работу между различными отделами.
Администратор должен быть в курсе ситуации во внешней и внутренней деятельности компании, чтобы хорошо делать свою работу. Иногда администратора называют менеджером.
Принципы работы
Администратор магазина является руководителем для продавцов, кассиров, приемщиков и грузчиков. Он — взаимодействующее звено между отделами всего магазина.
Через него решаются вопросы между персоналом и вышестоящим руководством, которое он также извещает о проблемах на производстве.
Для успешного осуществления своих функций администратор должен руководствоваться определенными инструкциями и нормирующими документами.
Области его компетенции
Администратор хранит в отдельном месте и доносит до персонала содержание нормативных и руководящих документов, приказов, должностных инструкций; он ведет журнал проведенных кассовых операций и прочих отчетов.
При приеме товара администратор проверяет сроки годности продуктов, следит за добросовестным соблюдением условий хранения товаров. В случае необходимости предпринимает все меры по утилизации просроченных продуктов или возврату их поставщику.
В его обязанности входит корректировка условий труда, соблюдение прав и обязанностей сотрудников, режима их работы.
Администратор должен в совершенстве знать Трудовой кодекс РФ, иметь представление об организации коллективного труда, совмещении профессий, аттестации сотрудников и многое другое, чтобы умело направлять деятельность своих подчиненных.
Для успешной реализации разных товаров, менеджер должен быть хорошо осведомлен о таких вещах, как покупательское поведение потребителя, иметь представление об их нуждах и потребностях, прогнозировать спрос, знать, как позиционировать товар на рынке и прочее. Все это основы знаний о маркетинге, которые позволяют выстраивать правильные стратегии ведения рекламных акций и делать прогнозы ситуации на рынке.
Администратор должен контролировать соблюдение предписаний внутреннего распорядка, а также строго контролировать отсутствие нарушений правил гигиены и санитарии на производстве, противопожарной безопасности и гражданской обороны.
Все это находится в ведении администратора.
Личностные требования, предъявляемые к кандидату
Это позволит мотивировать сотрудников делать свою работу хорошо.
При общении с покупателями, поставщиками и подчиненными незаменима коммуникабельность. Она позволяет найти общий язык с абсолютно разными людьми.
Необходимы во время обучения персонала позитивность и терпение.
Умение доводить свое дело до конца просто обязательно для хорошего управленца. Ответственность и объективность необходимы при осуществлении контроля за вверенной областью обязанностей администратора.
Организованность нужна при планировании своего времени, мероприятий в магазине, своевременной проверке разрешительных документов. Логическое мышление помогает сделать анализ получаемой информации о ситуации на рынке.
Внимательность нужна при работе с фискальными и административными документами и разрешениями, при составлении кассового отчета и прочем.
Основные функции и обязанности
На данного специалиста возложен огромный круг должностных обязанностей и функций:
Основы работы администратора магазина рассмотрены в данном видеролике:
Особенности работы и ведения дел различных видов магазинов
Интернет-магазин
При работе магазина в интернете получается более узкий круг обязанностей, чем требуется в большом розничном магазине.
Основная деятельность администратора магазина — это общение с дилерами при заказе товара.
Также менеджер должен следить за качеством, знать его характеристики и сроки годности, о вариантах применения и прочую информацию о товаре.
Он проводит консультации клиентов по телефону или любому электронному способу связи, занимается организацией доставки товара (самостоятельно или через курьера).
На нем также «ведение» заказа, контроль платежей, информирование о том, в какой стадии обработки находится заказ (например, еще едет, или уже на складе и передан курьеру и так далее).
Функции администратора могут варьироваться в зависимости от величины интернет-магазина и специфики его работы.
Более детально о работе администратора интернет-магазинов смотрите в следующем видеоматериале:
Магазин одежды
В работе администратора магазина одежды появляется большая необходимость организовывать мероприятия, акции, распродажи и прочее, чтобы продать остатки товара за прошедший сезон.
Менеджер ведет основной упор на обучение персонала техникам для успешной продажи товаров и мотивации к работе.
Он также уделяет особое внимание плану продаж.
Какие качества необходимо написать при составлении резюме для данной должности
Обязательно нужно писать про ответственность. Администратор магазина — должность очень ответственная. Человек должен «гореть» этим делом.
Для такой работы нужны лидерские качества, без них хорошую работу построить очень сложно! Необходимо обладать активной жизненной позицией, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью.
Внимательность обязательна для менеджера, потому как он имеет дело с серьезными документами.
Получается, что профессия «администратор» – очень творческая, при этом требующая наличия противоположных качеств личности. С одной стороны — это вдумчивый, внимательный стратег, с другой — коммуникабельный управленец, объединяющий людей. Нарушение баланса в ту или иную сторону может не очень хорошо сказаться на работе.
Люди, работающие не один год в этой должности, как правило, очень любят свою работу, потому что каждый день они успешно решают очень много разносторонних вопросов, от которых зависит успех общего дела.